Фирмата вече е вписана в Търговския регистър. Следващата стъпка е да организирате дейността, документите и плащанията така, че важните въпроси да бъдат изяснени навреме.
Този списък е практичен ориентир за новорегистрирани ЕООД и ООД. Конкретните действия зависят от бизнеса, начина на работа и сделките, които предстоят.
1. Опишете как ще работи фирмата
Преди първите сделки обсъдете със счетоводителя какво ще продавате, на кого и по какъв начин. Дайте конкретни примери, вместо само общото описание от регистрацията.
- Клиентите ще бъдат фирми или физически лица? В България, в ЕС или извън ЕС?
- Ще работите в обект, онлайн, чрез платформи или с куриер?
- Как ще получавате плащанията — по банков път, в брой, с карта или чрез посредник?
- Ще работите лично в дружеството и ще назначавате ли служители?
Тези отговори помагат да се определят необходимите регистрации, отчетите и документите за продажбите. При дейност с разрешителен или регистрационен режим проверете и специалните изисквания за нея.
2. Уточнете началото на дейността и осигуряването
Вписването на дружеството и започването на трудова дейност от собственика или съдружника са различни обстоятелства. Обсъдете на какво основание ще работите и управлявате, дали сте осигурени и другаде и от коя дата започвате лично да упражнявате дейност.
Когато е приложимо самоосигуряване, декларацията за започване на трудова дейност се подава в 7-дневен срок от настъпване на обстоятелството. Срокът не се определя автоматично от датата на регистрация на фирмата. [1]
Не изчаквайте първата фактура, за да обсъдите въпроса. Опишете и подготвителните действия, които вече извършвате, за да бъде преценена правилно началната дата.
3. Проверете ДДС още преди първите сделки
Обсъдете кога възниква задължителна регистрация по ЗДДС и дали регистрация по избор е подходяща за планираната дейност. Не следете единствено оборота: някои сделки имат отделни основания за регистрация.
Например при получаване на определени облагаеми услуги от чужбина, за които ДДС е дължим от получателя, може да възникне задължение по чл. 97а ЗДДС. Затова проверете предварително договорите за онлайн реклама, софтуер и други чуждестранни услуги. Самото име на платформата не е достатъчно — важни са доставчикът, услугата и данъчният режим.
При приложимо основание по чл. 97а заявлението се подава не по-късно от 7 дни преди датата, на която данъкът става изискуем. Значение може да има и авансово плащане. Проверката трябва да предхожда сделката или плащането, а не да чака месечната папка с фактури. [2]
4. Организирайте продажбите и плащанията
Уточнете с каква система ще издавате фактурите, как ще проследявате плащанията и какви документи ще предоставяте на клиентите.
По общия ред продажбите в търговски обект се отчитат с фискален или системен бон, като има изключения според плащането и дейността. Издадената фактура сама по себе си не отменя приложимо задължение за касов бон. Обсъдете конкретно плащанията в брой, с карта, чрез куриер или платежна платформа; не приемайте, че всички безкасови плащания имат еднакъв режим. [3]
За фирмените банкови и платежни сметки уговорете достъп до извлеченията и отчетите. Поддържайте ясно разграничение между личните средства и средствата на дружеството. Вноските от собственика, заемите и фирмените покупки, платени лично, трябва да бъдат обяснени и документирани според случая.
5. Подгответе документите за първия разговор
Полезно е да предоставите ЕИК и учредителните документи, информация за банковите сметки и вече издадените или получени фактури. Добавете договорите за наем, основните клиенти и доставчици, оборудването, абонаментите и начина на финансиране, когато са налични.
Ако предстои назначаване на служител, обсъдете предварително датата на започване, трудовия договор, необходимите документи и действията по вписване в Регистъра на заетостта. Кадровите промени не трябва да чакат месечното предаване на документи. [4]
Съобщете и за покупки или договори, направени преди вписването на фирмата. Не приемайте автоматично, че всички лични разходи могат да бъдат отчетени като фирмени — предоставете документите за конкретна преценка.
6. Уговорете начина на работа със счетоводителя
Изяснете кои услуги включва обслужването, каква информация ще предоставяте и по кой канал ще поддържате връзка. Уговорете срок за месечните документи и кои събития трябва да съобщавате веднага: нова сделка с чужбина, назначаване, промяна в плащанията или писмо от институция.
За месечната организация използвайте и нашия списък с документи за счетоводителя. Калкулаторът на срокове помага за включените стандартни задължения, след като бъде уточнено кои от тях се отнасят за Вашата фирма.
В КОНТО ФИНАНС ООД можем да обсъдим първите стъпки и счетоводното обслужване според Вашата дейност. Свържете се с нас, за да подготвим организацията още в началото.
Официални източници
Проверени на